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英語メールの正しい署名の書き方とは?知っておくべき英文ビジネスメールのルールとマナー!

英語でメールを書く際、末尾に記載する「署名」。実は英文メールでは欠かすことができない大切な役割を担っています。

今回はビジネスでも役立つ英語メールの署名の書き方についてご紹介します。

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【目次】 この記事でわかること

署名「signature」の役割

英語で署名は「signature」といい、日本語のメール同様、英語のメールの末尾の署名欄に「差出人」と「連絡先」の情報を記載します。

署名には、誰からのメールか差出人の基本情報を伝える役割があります。

ビジネスメールの署名の役割

ビジネスメールの場合、署名は名刺のような役割を担います。後述しますが、ビジネスメールの書名では、会社名、部署、役割、住所、電話番号、メールアドレス、URLなど名刺とほぼ同じ内容の情報を記載します。

そのため、英語だけでなく日本語でも、ビジネスメールを書く際には署名を記載することはマナーとなっています。

英語メールの署名の記載順序

英語メールの署名欄は、日本語と比べると記載順序が逆になります。以下の順序で並べるのが一般的です。

1.名前

2.役職

3.所属部署(所属課)

4.会社名

5.会社の住所

6.Eメールアドレス

7.電話番号・FAX番号

8.WebサイトURL

英語メールの署名の正しい書き方

では、署名の順序を踏まえた上で、正しい書き方をみていきましょう。

1.名前

英語で名前を記載するときは、当たり前ですが、ローマ字表記を使います。一般的には、名前(first name)、を先に書き、姓(family name)を記載します。

ポイント1.姓名を明確にさせる

最近は、日本人の名前を英語表記にする場合、日本語のように姓、名前の順番で書くこともあります。その場合、相手に姓名をはっきり理解してもらえるような書き方をしなければいけません。

姓名を明確させるために、下記のように記載しましょう。

・姓をすべて大文字で書く(例:Hanako YAMADA)

・姓を先に書いた後に「,」(カンマ)をつける(例:Yamada, Hanako)

ポイント2.性別を明確にさせる

私たち日本人が外国人の名前(ファーストネーム)だけで性別を判断するのが難しいように、外国人にとっても、日本人の名前から男性か女性か性別を判断することは容易ではありません。

そこで、最近は「Mr.」もしくは「Ms.」をあらかじめ一緒に記載する、ことがビジネスマナーとなっています。

これにより相手は返信する際、悩まずに「Dear Mr. ○○」もしくは「Dear Ms.○○」と記載できるので親切と言えるでしょう。ただし、初めてメールを送る相手に限ります。

なお、「Mr.」「Ms.」は、名前の後ろに記載することができます。

Taro Yamada(Mr.)

Hanako Yamada(Ms.)

2.役職

英語のメールでは、個人名の次に役職を記載します。役職名は、英語で以下のように表記します。

・社長:President

・取締役(役員):Director

・部長:General Manager /Chief Director / Head of Department

・次長:Assistant General Manager 

・課長:Manager / Section Chief / Section Head

・室長:Chief / Director/ Head of a section

 

ちなみに役職なしの一般社員は「Staff」「Employee」「Member」、見習いや研修生は「Trainee」、インターンや助手は「Intern」といいます。

3.所属部署

続いて、所属部署を記載します。英語で「部」は「department」、「課」は「section」、「室」は「office」といいます。

では、よくある定番の部署名をご紹介しましょう。

・総務部:General Affairs Department

・営業部:Sales Department

・経理部:General Accounting Department

・人事部:Human Resources Department

・マーケティング部:Marketing Department

・企画部:Planning Department

・宣伝部:Advertising Department(Publicity Department)

・顧客サービス部:Customer Service Department

・海外事業部 Overseas Department

・製造部:Production Department

・秘書室: Secretary Office

4.会社名

会社名は、会社の種類によって表記が異なります。

Co., Ltd.

「Co., Ltd. 」は、「責任が有限の会社」を意味する「Company Limited」 の略です。日本の「株式会社」の多くが使用している表記と言えるでしょう。

なお、記載する際には、以下の3つの点に注意して記載してください。

1.「Co」の後に「.」(ピリオド)と「,」(カンマ)を入れること。

2.「,」(カンマ)の後に、半角スペースを入れること。

3.「Ltd」の後に「.」(ピリオド)を入れること。

ちなみに「,」(カンマ)を省いて「Co. Ltd.」と表記する会社もありますので、「,」(カンマ)の有無を確認されることをおすすめします。

Ltd.

「Ltd.」は、「Co., Ltd.」を短縮した表記です。主にイギリスで使われています。

Inc.

「Inc.」は、法人登録された組織を意味する「Incorporated」の略です。アメリカでは一般的に「Inc.」が使われていますが、日本では主に上場企業が使っています。

Corp.

「Corp.」は、法人格があるを意味する「Corporation」の略です。法人企業に使われています。

5.会社の住所

日本語では、郵便番号から始まり、都道府県、市区町村、地域名、番地、建物名前と広範囲から狭めていく順序で記載しますが、英語はその「真逆」の順序で記載します。

つまり、建物名、番地、地域名、市町村、都道府県、国という順序になります。

日本語表記:〒160ー□□□□ 東京都新宿区新宿1丁目〇〇ー△△

英語表記:1ー〇〇ー△△  Chinjyuku-ku, Tokyo, 160ー□□□□, Japan.

英語で住所を書くときの注意点

・各表記の間に「,」(カンマ)で区切ること。

・「〒」マークは付けない。

・建物の階数を表す時は、「〇F(floor)」(例:5F:5階)と記載する。

・部屋番号は 「#○○」(例:#201:201号)と記載する。

英語で住所を書くときに使われる表現

英語で住所を書くときに役立つ単語をいくつかご紹介しましょう。

・県:prefecture

・区:ward

・町:town

・村:village

なお、都道府県名を記載する場合は、prefectureを省略しても問題ありません。つまり、東京都は「Tokyo」、埼玉県は「Saitama」などと記載できます。

一方、「区」や「市」は省略せずに、新宿区は「Chinjyuku-ku」、さいたま市は「Saitama City」と表記します。

6.Eメールアドレス

日本語では「メール」と言えば、Eメールのことを指しますが、英語では「郵便物」を意味します。

ですから、英語でEメールアドレスを記載する場合は、メールアドレスの前に必ず「E-mail:」と表記するもがビジネスマナーです。電子を意味する「E(Electronic)」を省かないようにしましょう。

E-mail:△△△△△△@□□□.com 

7.電話番号・FAX番号

国外の相手にメールを送る場合が、国際電話を想定して記載します。つまり、日本の国番号「81」を付けて、市外局番の「0」をとった番号を書いてください。

例:日本の番号が、03-1234-〇〇〇〇の場合

Tel: +81-3-1234-○○○○ 

FAX番号も電話番号のように国際番号から記載しましょう。

内線番号を書く場合

他の部署とやり取りをするために、内線電話を使用して会社は少なくありません。メールの署名欄に内線番号も一緒に併記しておくなら、今後スムーズにやり取りは行えるでしょう。

英語で内線番号を意味する「Extention」の略「ex.」を使って、以下のように記載できます。

Tel: +81-3-1234-○○○○(ex.567)

8.WebサイトURL

英語では、自社のウェブサイトのことを「Home page(ホームページ)」と言いません。英語の「Home page」は、ブラウザ起動時の最初のページや、ウェブサイトのトップページを指して使われています。

ですから、署名欄に自社のWebサイトURLを記載するときは、以下の表現を使いましょう。

・URL:〇〇〇〇

・Website:〇〇〇〇

・Web Page:〇〇〇〇

まとめ

英語のメールの署名の書き方についてご紹介しました。日本語と英語では、記載する順番が真逆になります。

これさえ意識すれば、英文でメールを書く際、完璧な署名を記載することができます。是非、英文メールの基本ルールとマナーを押さえ、相手に失礼のない署名の記載を心がけましょう。

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