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カバーレターとは?英語のカバーレターの書き方や例文・サンプルをご紹介

カバーレターとは、志望動機や自己PRをまとめた送付状のことです。日本語の送付状とは目的や役割が違います。

では、英語のカバーレターの役割や書き方、例文、サンプルをみていきましょう。

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【目次】 この記事でわかること

カバーレターとは?

カバーレター(アメリカ英語「cover letter」イギリス英語「covering letter」)とは、海外の企業に就職や転職をするときに、履歴書と一緒に提出する送付状・添え状のことです。

日本語でも送付状・添え状を履歴書と一緒に提出しますが、英語のカバーレターとは役割が異なります。

日本語の履歴書には、志望動機や自己PRなど自分をアピールできる項目が含まれている基本フォーマットがあります。そのため、送付状・添え状には、履歴書が入っていることや、挨拶や感謝を伝えるのが一般的です。

一方、英語のカバーレターは、履歴書を見る前に採用担当者が確認する書類です。つまり、カバーレターの内容によって、履歴書を見るか否か、採用するか否かを左右すると言っても過言ではありません。

つまり、カバーレターには、自分がどのような人間で、その企業にどのように役立つか、何を成し遂げたいかなど、自分を売り込む内容を記載する必要があるのです。

ですから、日本の送付状・添え状のように「履歴書を送付します」などの内容でカバーレターを作成するなら、履歴書を確認してもらえるどころか、その時点で不採用が確定してしまうことでしょう。

では、カバーレターの書き方をみていきましょう。

カバーレターの書き方

カバーレターは、「A4」サイズにまとめるのが一般的です。履歴書に目を通してもらえるよう、充実した内容に仕上げなければいけません。

ハードルを高く感じる方もいるかもしれませんが、カバーレターの構成は決まっていますので、ポイントさえ押さえれば大丈夫です。

カバーレターは、以下の7つの項目で構成されています。それは、

  1. 差出人の情報
  2. 応募先の情報
  3. 日付
  4. 採用担当者名
  5. 本文
  6. 結びの言葉
  7. 手書きの署名

では、ひとつづつ確認していきましょう。

1.差出人の情報

カバーレターの冒頭には、自分の情報を記載します。氏名、住所、電話番号、メールアドレスは必ず記載してください。電話番号も記載するなら、連絡がつきやすくなるでしょう。

なお、日本から海外の企業にカバーレターを送る場合は、電話番号の前に「81(国番号)」を記載し、最初のゼロを省略して記載しましょう。

記載例

1行目:Taro Yamada

2行目:1-2-3 Minami, 

3行目:Shinjyuku-ku,Tokyo 123-4567

4行目:81-123-4567-8900

5行目:〇〇〇〇@△△△△.co.jp

1行目:差出人名

2行目:番地、市区町村名

3行目:市区町村名・都道府県名・郵便番号

4行目:電話番号

5行目:E-meilアドレス

2.応募先の情報

差出人の情報の後、1行空けてから応募先の情報を記載します。会社名、採用担当者の名前、部署、役職、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。

採用担当者名は、「Mr.」や「Ms.」などの敬称をつけてフルネームで記載してください。

担当者の名前が分からない場合は、「Human Resource Manager(人事部長)」「Hiring Manager(採用責任者)」「HR Department(採用部門)」などと記載することもできますが、可能な限り、採用担当者の名前を記載するようにしましょう。

会社のホームページなどで名前を調べたり、会社に問い合わせたりできるかもしれません。

記載例

1行目:Mr. John Smith

2行目:Hiring Manager

3行目:〇〇〇〇 Inc.

4行目:123-456 △△△△ street 

5行目:New York, NY 987-654 

6行目:U.S.A.

7行目:123-4567-8900

8行目:□□□@×××.co

1行目:採用担当者名

2行目:部署・役職

3行目:会社名

4行目:番地(建物名・部屋番号)

5行目:市区町村・州名・郵便番号

6行目:国名

7行目:電話番号

8行目:E-mailアドレス

3.日付

応募先の情報の後、1行空けて日付、つまりカバーレター作成日を記載します。日付の書き方には、「アメリカ式」と「イギリス式」の2タイプあります。応募先に合ったフォーマル表記で記載しましょう。

記載例

アメリカ式は「月」「日」「年」、イギリス式は「日」「月」「年」の順序です。

・アメリカ式:Septiembre 20,2021

・イギリス式:20th Septiembre 2021

4.採用担当者名

日付の後、1行空けて採用担当者名を記載します。文頭に「Dear」と入れましょう。

記載例

・採用担当者名が分かっている場合

Dear Mr. Smith,(名字のみ)

・採用担当者名は分かっているが性別が不明の場合

Dear Mr/Ms.Smith,

・採用担当者名が分からない場合

To Whom It May Concern,(担当者様へ)

5.本文

本文は、「序文」「本文」「感謝の言葉」でまとめます。

・序文

まず序文には、希望職種や志望動機などの要点を簡潔に記載します。複数の職種を募集している場合は、どのように求人情報を知ったのかを伝えましょう。

企業名や応募職種を明記し、応募先のために作成したカバーレターであることが分かるようにしましょう。なお、序文は、2~3行程度が理想的です。

・本文 

段落を変えて、本文に入ります。英文履歴書には記載できない、志望動機や自己PRを記載してください。

自分が応募先の会社にふさわしい人材であること、役立つスキルや資格、今までの経歴や経験をどのように生かせるか、など熱意や意欲を伝えましょう。1段落2~3行でまとめてください。

多くても4段落ぐらいにしましょう。

・感謝の言葉

本文の最後は、感謝の言葉で締めます。カバーレターを読むために時間をとってもらえたことの感謝の言葉を伝えましょう。

また、面接を受けたい意思や、担当者が連絡しやすいように具体的なコンタクト方法を記載することもポイントです。

例文

・序文

I am writing to express my interest in the position of ~ .

わたしは~に興味を持ち、添え状を書いています。

I am applying for the position of ~ .

わたしは~に応募します。

I have enclosed a copy of my resume for your review.

履歴書のコピーも一緒に同封しました。

・本文

I take my pride in my experience ~ .

わたしは、自分の~の経験が誇りです。

I am well qualified for the position since ~.

~から、私にはその職(立場)の資格(免許)があります。

As you can see from my enclosed resume, I have five-years solid work experience in the business sector. 

同封の履歴書でご覧いただける通り、私は5年間営業部門で経験を積みました。

・感謝の言葉

I hope you would arrange an interview for me.

私のために面接の機会を与えてくださることを願っています。

Thank you for your time and consideration. 

お時間をいただきありがとうございました。

6.結びの言葉

英文の手紙では、文末に結びの言葉を入れるのがマナーです。日本の手紙の「敬具」のようなものです。本文から1~2行空けて記載してください。

例文

結びの言葉として使われている代表的なものは、以下の通りです。

  • Yours sincerely
  • Yours faithfully
  • Best regards
  • Cordially

7.手書きの署名

最後に自分の名前を手書きで署名します。

まとめ

採用担当者はまず「カバーレター」を確認し、その証拠書類として「履歴書」を見るという位置づけなのです。つまり、カバーレターは履歴書を読んでもらうための架け橋とも言えます。

就職・転職に欠かせない重要な書類ですので、当たり前のことですが、誤字脱字に注意しながら、好印象を残せる完璧なカバーレターを作成しましょう。

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