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英語での電話対応 | ビジネスで役立つ基本フレーズをご紹介!

英語での電話対応に焦りを感じたり、緊張したりしてしまう方は多いことでしょう。
しかし、英語での電話対応には基本パターンがあります。基本パターンさえ把握できていれば、英語での電話応対も恐れることはありません。
今回は電話対応で便利な基本フレーズをご紹介します。

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【目次】 この記事でわかること

電話を受けるとき【ビジネス編】

英語での電話は、オフィスでの業務中に突然かかってきます。全く予期していないときにかかってくると、慌ててしまいますよね。
しかし、英語の電話を受けたときには、基本的な流れがあります。以下の5つのステップが基本です。

  • 挨拶
  • 名前を聞く
  • 担当者を確認する
  • 担当者に取り次ぐ
  • 担当者が不在のとき
  • 相手の要望を聞く
  • 電話を切る

では、それぞれのステップでの基本フレーズを確認しましょう。

ステップ1.挨拶

Thank you for calling △△ Inc. This is 〇〇 speaking. (お電話ありがとうございます。△△社の〇〇です。)

Hello, △△ Inc. 〇〇 speaking. How can I help you? (お電話ありがとうございます。△△社の〇〇です。ご用件は何でしょうか?)

ステップ2.名前を聞く

May I ask who’s calling please? (お名前をよろしいですか?)

How do you spell your name? (お名前のスペルを教えていただけますか?)

Can I ask your name again, please? (もう一度、お名前をお伺いしてもよろしいですか?)

Can I have your company name, please? (御社名を教えていただけますか?)

ステップ3.担当者を確認する

Who would you like to speak? (誰におかけですか?)

Who are you calling, please? (誰におかけですか?)

ステップ4−1.担当者に取り次ぐ

Hold on, please. (少々お待ちください。)

Just a moment, please. (少々お待ちください。)

Hold on a second, I will transfer to the Human Resources Department. (少々お待ちください。人事部におつなぎします。)

ステップ4−2.担当者が不在のとき

I am afraid he (she) is on another line right now. (あいにく、〇〇は他の電話に出ています。)

I am afraid he (she) is out of the office now but should be back by 4pm. (あいにく、〇〇は外出ですが、4時までには戻る予定です。)

I’m afraid he (she) is in a meeting right now. (只今、〇〇は会議中です。)

He  (she) will be back in an hour. (〇〇は、あと1時間で戻る予定です。)

He (She)has already left for home today. (〇〇は、本日、失礼させていただきました。)

He (She) is on vacation (holiday). (〇〇は休暇中です。)

ステップ5.相手の要望を聞く

担当者が電話に対応できないときは、電話があったことを伝えるべきか、伝言を預かるか、折り返し電話が必要か、など相手の要望を聞きましょう。

Should I have him call you back? (折り返しお電話させましょうか?)

Would you like to leave a message? / Could I take a message? (伝言を承りましょうか?)

I’ll tell him (her) you called. (お電話をいただいたことをお伝えしておきます。)

Could you call again tomorrow? (明日、またおかけ直しいただけるでしょうか?)

May I have your name again? (もう一度お名前をいただけますか?)

Could you spell your name please? (お名前のスペルを教えてもらえますか?)

May I have your phone number? (電話番号をいただけますか?)

Could you give me your contact number? (電話番号をいただけますか?)

Let me repeat your information. (いただいた情報を復唱します。)

ステップ6.電話を切る

Thank you for calling. (お電話ありがとうございました。)

I’m sorry I couldn’t help you much. (お役に立てずに申し訳ございませんでした。)

電話をかけるとき【ビジネス編】

電話をかけるときは、あらかじめすでに心の準備をしていることでしょう。電話をかけるときは、以下のステップが基本です。

  • 自己紹介
  • 担当者への取次ぎ
  • 担当者が不在
  • 用件を伝える
  • 電話を切る

ステップ1.自己紹介

Hello, this is 〇〇 from △△ Inc. (もしもし。△△社の〇〇です。)

ステップ2-1.担当者への取次ぎ

May I speak to Mr.Johnson, please? (ジョンソンさんをお願いします。)

Is Mr.Smith there? (スミスさんはいますか?)

I’d like to speak to the person in charge of the Human Resourcesdepartment. (人事部の方とお話ししたいのですが。)

ステップ2-2.担当者が不在

Could you tell him (her) that I called? (電話があった旨を伝えてもらえますか?)

Can I leave a message for him (her) I called? (伝言をお願いできますか?)

Could you ask him (her) to call me back? (電話を折り返していただくよう、伝えていただけますか?)

About what time is he expected back? (何時頃にお戻りになる予定ですか?)

Then please tell her that I’ll send her an email. (では、メールでご連絡します、と伝えいただけますか?)

ステップ3.用件を伝える

I’m calling to arrange an appointment tomorrow. (明日のご面談の調整をしたくて電話しました。)

I am returning a call from Mr. Johnson. (ジョンソンさんから電話をいただいたので、折り返し電話をしました。)

ステップ4.電話を切る

It was nice talking to you. (お話ができてよかったです。)

Talk to you later. (またお話ししましょう。)

Thank you for your time. Goodbye. (お時間ありがとうございました。失礼します。)

Have a nice day. (良い1日を。)

I have to let you go now. (それでは失礼します。)

知っておくと便利なフレーズ【ビジネス編】

英語での電話で、よく使うであろう便利な表現を覚えましょう。

聞き取れなかったとき

I’m sorry. Could you please repeat that for me? (すみません、もう一度お願いできますか?)

I’m sorry. Do you mind saying that again? (すみません。もう一度言ってもらえますか?)

ゆっくり話してもらいたいとき

Could you speak more slowly please. (もう少しゆっくり話してもらえませんか?)

I’m sorry. Do you mind speaking more slowly  please? (すみません。もう少しゆっくり話してもらえませんか?)

どうしても聞き取れないとき

I apologize, but I do not understand English well. Please hold and I will transfer you to an English speaker. (すみません。私は英語がよく分かりません。英語が話せる者と代わりますので、少々お待ちいただけますか?)

I’m sorry, but I do not speak English well. May I transfer you to my coworker? (申し訳ございません。私は英語が上手に話せません。同僚に代わってもよろしいでしょうか?)

知っておくと便利なフレーズ【カジュアル編】

では最後に、友人や家族など親しい間柄で使うカジュアルなフレーズをご紹介しましょう。

Hello? (もしもし。)

Can we talk now? (今、話せる?)

Can you hear me? (聞こえる?)

I was just about to call. (ちょうど電話をしようと思っていたところです。)

I want to talk to 〜. (〜と話をしたいのですが。)

Is 〜 there? (〜はそこにいますか?)

It’s 〇〇. (〇〇だよ。)

まとめ

今回はビジネスシーンでの英語電話の対応についてご紹介しました。
電話は相手の表情が見えない上、聞き取りにくいため緊張しがちです。
しかし、日本語での電話対応と流れは同じなので、しっかり基本フレーズを覚え、スムーズに対応できるよう練習しましょう。

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